Rolling forecast: como fazer a revisão mensal no FMS

O rolling forecast (forecast contínuo) é a revisão periódica, normalmente mensal, da projeção de gastos até o fim do ano. Enquanto o orçamento anual é definido uma vez e serve de referência, o forecast combina o que já foi realizado (actual) com o que ainda se espera gastar nos meses restantes (year to go, ou YTG). Assim, o FP&A enxerga a cada mês para onde o ano está indo, e não só o que foi planejado em outubro do ano anterior.

Em planilhas, esse ciclo costuma travar: cada área devolve um arquivo por e-mail, o FP&A consolida versões diferentes, valida os números à mão e corre contra o prazo, com risco de erro e de perder o controle de qual versão é a certa. O FMS nasceu justamente para resolver esse problema no orçamento e foi estendido ao forecast: um cronograma com prazo para cada rodada, uma plataforma única para lançar e enviar os números e a consolidação de toda a empresa em um clique.

Este guia mostra como funciona o ciclo de forecast no FMS, da perspectiva de quem lança os números e da perspectiva do FP&A. Para o ciclo anual, veja os guias de orçamento de OpEx e orçamento de CapEx.

Papéis no ciclo de forecast

O ciclo envolve dois grupos de usuários:

• Uploaders e proprietários de centros de custo: inserem os valores de forecast dos seus centros de custo e os enviam para aprovação.
• FP&A / Administradores: abrem cada rodada de forecast, definem o prazo, analisam o que foi enviado e aprovam ou rejeitam o forecast de cada centro de custo.

Como funciona o processo de revisão

A cada rodada (mensal, trimestral ou semestral), o FP&A abre um novo processo de forecast. Uploaders e proprietários de centros de custo atualizam as projeções e enviam para revisão. O FP&A analisa: se aprova, a atualização passa a valer no rolling forecast; se pede ajustes, o forecast volta para quem lançou, que corrige e reenvia.

Parte 1: lançamento do forecast (uploaders e proprietários de centros de custo)

Acessar o lançamento de forecast

No menu lateral, abra Forecast Contínuo e escolha Lançamento de Forecast. É nessa tela que você cria, revisa e envia os seus lançamentos.

Passo 1: criar um lançamento

Clique no botão Criar +.

Passo 2: preencher os dados do forecast

1. Em Informações Gerais, preencha todos os campos.
2. Na parte inferior da tela, informe os valores de cada mês de cada ano da projeção.

Passo 3: salvar

1. Clique no botão Salvar.

2. Escreva uma observação e escolha Salvar, para continuar editando depois, ou Salvar e enviar para revisão, para mandar o lançamento ao FP&A.

Relatórios de forecast vs. orçamento

Na própria tela de lançamento de forecast, a lista VIEW troca a visão dos dados e permite comparar o forecast com o orçamento e com o forecast anterior. Nas visões por centro de custo, o agrupamento também pode ser feito por outras propriedades.

Análise de forecast pendente

Na visão Forecast Pendente, clique no ID do lançamento que você quer revisar. Na tela de edição:

1. Clique em Configuração de Linhas e selecione MF - Moeda Funcional e MF - Moeda Funcional (Com Inflação). Se precisar, inclua também a moeda base, para separar as moedas nas colunas de forecast.
2. Informe os valores previstos na linha Forecast - MF.
3. Clique em Salvar.
4. Preencha o campo de observações, obrigatório para concluir a revisão.

Você pode salvar as alterações e voltar a elas depois, antes de enviar. Ao clicar em Salvar e enviar para revisão, o forecast fica disponível para a aprovação do FP&A.

Envio do forecast para revisão do FP&A

1. Na tela de lançamento de forecast, escolha a visão Forecast Pendente.
2. Selecione os IDs que deseja enviar ao FP&A.
3. Clique em Enviar para revisão (FP&A).

Comentários de variação e dados realizados

Além do lançamento, o FMS tem módulos que dão contexto ao forecast:

• Comentários de variação de forecast: uma grade em que cada linha combina empresa, centro de custo, comentário e valores mensais de forecast. Serve para registrar e acompanhar a justificativa de cada desvio relevante, com rastreabilidade para auditoria.
• Carga de realizados (Actuals Data Load): os dados realizados são sincronizados automaticamente em janelas programadas, normalmente à noite. Quando for preciso atualizar fora desse horário, o usuário pode disparar a sincronização manualmente, escolhendo países, ledgers, ano, meses e se quer extrair o histórico.
• Lançamentos realizados por item (KSB1): visão detalhada dos realizados no nível de item (empresa, centro de custo, conta contábil etc.), apenas para consulta e relatórios. É atualizada nos processos noturnos e não permite sincronização manual.

Parte 2: gestão do forecast pelo FP&A

Iniciar um novo processo de forecast

1. No menu lateral, abra Forecast Contínuo e escolha Lançamento de Forecast.
2. Clique em Iniciar novo processo de Forecast.
3. Na janela que abrir:
   • selecione a rodada para a qual o forecast será criado;
   • defina o prazo (dia e hora) para os usuários enviarem e revisarem os lançamentos;
   • clique em Iniciar +.

Se já houver um processo em andamento, o sistema avisa que iniciar um novo desativa o anterior. Ao concluir, o FMS volta para a tela de gestão de forecast e confirma a criação da nova rodada, já com o prazo definido.

Aprovar ou rejeitar forecasts

1. No menu lateral, abra a gestão de forecast e escolha Revisão.
2. Na grade da tela de revisão, veja os forecasts enviados.
3. Selecione os IDs, escolha a ação no campo Ação (aprovar ou rejeitar) e clique em Executar.

Automação de forecast (reforecast)

A automação de forecast concilia o que foi planejado com o que foi realizado, para manter o forecast alinhado ao orçamento e à meta (target).

Ao longo do ano, os valores realizados são atualizados à medida que as despesas são registradas. Para os meses futuros (YTG), o sistema usa os valores de forecast. A soma dos dois forma o total projetado para o ano, que é comparado primeiro com o orçamento inicial e depois com a meta. A meta é o orçamento depois das modificações e ajustes feitos ao longo do tempo.

Fluxo do processo

1. Defina a despesa planejada para cada mês.
2. Estabeleça metas mensais de gasto, que servem de referência para acompanhar o desempenho ao longo do ano.
3. Ajuste os valores de forecast para cima ou para baixo, sempre que necessário, buscando variação zero em relação à meta.
4. Quando a variação chegar a zero ou perto disso, atualize a meta com os novos valores.

Como a variação é calculada

A variação compara o gasto total previsto com a meta aprovada:

Variação = (realizado acumulado até o mês atual + forecast do mês atual até dezembro) − meta

O resultado indica quanto a área deve ficar acima ou abaixo do planejado. O objetivo é que a variação chegue a zero, ou seja, realizado mais forecast totalmente alinhados à meta. Também é possível listar o forecast por centro de custo no módulo Totais por Centro de Custo.

Alterações manuais

No módulo de monitoramento, clique em Alterações manuais. Essa tela centraliza todos os ajustes manuais feitos nos valores de forecast, mês a mês, por centro de custo e conta contábil. Ela mostra quem fez cada alteração, o que mudou e quando, e permite desfazer alterações específicas.

Atualizar a meta e consultar o histórico

A função Atualizar Target substitui os valores da meta pelos valores atuais de forecast:

1. Selecione as linhas que devem ser atualizadas.
2. Clique em Atualizar Target. O sistema exibe uma mensagem de validação ao concluir.
3. Para ver o registro das atualizações, clique em Histórico de Target.

A tela de histórico funciona como trilha de auditoria das metas: mostra quem criou ou alterou cada meta, quando, e os valores mensais definidos para cada centro de custo e conta contábil. Quando necessário, é possível reverter alterações específicas.

Requisito para aplicar o reforecast

Para usar Aplicar Reforecasting, ative antes a opção Calcular ou Permitir crédito/débito extra. Sem uma delas, o sistema exibe um erro.

Com Permitir crédito/débito extra habilitado, o sistema pode ultrapassar os limites do centro de custo e da conta contábil e calcula automaticamente o valor excedente.

Detalhes da linha

Selecione uma linha na grade e abra Detalhes para ver informações que não aparecem na grade, como valores e datas. A tela de detalhes compara mês a mês orçamento, meta, realizado/forecast, prévia do forecast e variação do reforecast, além do crédito ou débito resultante, para mostrar como os números do item estão evoluindo.

Aplicar o reforecast

Aplicar Reforecasting confirma e salva as alterações feitas na tela de detalhes: os valores ajustados na coluna de prévia do forecast substituem o forecast anterior e atualizam oficialmente o plano financeiro. Depois disso, use Atualizar Target para levar os novos valores à meta.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre orçamento e rolling forecast?

O orçamento é definido uma vez por ano e serve de referência. O rolling forecast é revisado a cada rodada e combina o realizado até o mês atual com a projeção dos meses restantes, mostrando como o ano deve terminar.

Com que frequência o forecast é revisado no FMS?

O FP&A define a cadência ao iniciar cada processo: as rodadas podem ser mensais, trimestrais ou semestrais, cada uma com seu prazo de envio.

O que significa variação zero?

Significa que o realizado somado ao forecast dos meses restantes é igual à meta. É o objetivo da automação de forecast; ao chegar lá, a meta pode ser atualizada com os novos valores.

É possível desfazer um ajuste manual no forecast?

Sim. A tela de alterações manuais registra quem fez cada ajuste, o que mudou e quando, e permite desfazer alterações específicas. As mudanças de meta também podem ser revertidas pelo histórico de target.

O que é a meta (target) no FMS?

É o orçamento depois das modificações e ajustes aplicados ao longo do ano. O total projetado (realizado mais forecast) é comparado primeiro com o orçamento inicial e depois com a meta.

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