Orçamento de CapEx: como planejar investimentos no FMS

O orçamento de CapEx (capital expenditure, ou despesas de capital) reúne os investimentos que a empresa planeja fazer em ativos de longo prazo: obras, equipamentos, sistemas, ampliações. Diferente do orçamento de OpEx, que trata dos gastos recorrentes da operação, cada item de CapEx é um projeto com valor, prazo, responsável e um tratamento contábil próprio: entra como imobilizado em andamento, é capitalizado e depois depreciado ou amortizado ao longo dos anos.

Este guia explica como o módulo CapEx do FMS organiza esse processo, do cadastro do projeto à capitalização, e quem faz o quê em cada etapa.

Por que planilhas e e-mail não dão conta do CapEx

Em muitas empresas, o planejamento de investimentos ainda funciona assim: a equipe de FP&A pede as propostas por e-mail, recebe planilhas em formatos diferentes, consolida tudo à mão e tenta validar os números antes do prazo. O resultado é conhecido: muito tempo gasto em consolidação, risco de erro de fórmula e de cópia, e nenhuma certeza sobre qual versão do arquivo é a mais recente.

O FMS nasceu justamente para resolver esse problema no planejamento orçamentário, com três ideias centrais:

1. Um cronograma estruturado para o ciclo, para que as submissões cheguem dentro do prazo.
2. Modelos padronizados, que cada área preenche no mesmo formato.
3. Uma plataforma única de submissão e aprovação, sem depender de e-mails.

Com isso, o FP&A passa a acessar, analisar e consolidar todo o orçamento em um só lugar, com mais precisão e rastreabilidade. No CapEx, isso significa gerenciar, acompanhar e aprovar projetos de investimento de forma organizada e transparente.

Papéis no ciclo de CapEx

O fluxo de CapEx no FMS envolve três perfis de usuário:

Uploaders (responsáveis pelo cadastro)

Usuários que inserem e mantêm os dados dos projetos, geralmente das equipes operacionais ou administrativas.

Proprietário do projeto

Aprova ou rejeita o projeto antes da validação financeira final. É a primeira instância de decisão.

FP&A / Administrador

A equipe de Planejamento e Análise Financeira revisa, aprova ou rejeita os projetos de CapEx associados aos seus centros de custo, garantindo a aderência ao orçamento, às regras financeiras e às diretrizes de planejamento.

Como funciona o fluxo de aprovação

1. O uploader cria o projeto, adiciona os itens com os valores e configura as regras de liquidação.
2. O projeto é enviado para revisão do proprietário do projeto.
3. O proprietário aprova ou rejeita. Aprovado, o projeto segue para a revisão do FP&A.
4. O FP&A faz a validação final, aprovando ou rejeitando.
5. Projetos aprovados com regras de liquidação ativas são capitalizados automaticamente, e o sistema gera o orçamento correspondente.

Passo 1: criar o projeto

Todos os projetos de CapEx ficam na tela Portfólio de Projetos de Capital. É ali que o usuário vê os projetos existentes e inicia a criação de um novo.

1. Na tela Portfólio de Projetos de Capital, clique em Adicionar. O formulário de criação do projeto é aberto.
2. Preencha todos os campos obrigatórios com informações corretas e consistentes. Nesta etapa ainda não se informa nenhum valor financeiro, apenas os dados básicos do projeto.
3. Clique em Adicionar para confirmar.

O projeto passa a aparecer na lista do Portfólio de Projetos de Capital. Ele já existe no sistema, mas ainda não tem valores.

Passo 2: adicionar itens ao projeto

No módulo CapEx, os valores financeiros nunca são informados diretamente no projeto: eles sempre pertencem a itens do projeto. Por isso, todo projeto precisa de pelo menos um item para ter valor.

Abrir o projeto para edição

Localize o projeto na lista do Portfólio de Projetos de Capital e clique em Editar. A tela de detalhes do projeto é aberta, com as opções de configuração e de gestão de itens.

Criar e salvar o item

1. Na tela de detalhes, use o botão de adicionar item. A tela Editar Item do Projeto é aberta.
2. Registre as informações do item: valores, classificações e referências. Esses valores representam os montantes reais de CapEx vinculados ao projeto.
3. Clique em Salvar.

O item aparece na grade de itens do projeto. Um projeto pode ter um ou vários itens, conforme a estrutura do investimento, e todos os totais e cálculos financeiros do projeto são feitos a partir desses itens.

Passo 3: configurar as regras de liquidação

As Regras de Liquidação definem como os valores de capitalização, amortização e depreciação são tratados no sistema. Todas as ações abaixo são feitas com o projeto em modo de edição.

Preencher as informações contábeis

Com o projeto aberto pela opção Editar, acesse a seção Regras de Liquidação e preencha os campos obrigatórios de contabilidade e capitalização:

• Centro de Custo
• Conta Contábil
• Elemento WBS
• Ordem Interna
• Tipo de Ativo (Em Construção ou Ativo Fixo)
• Referência de Em Construção
• Valor Total de Em Construção do ano anterior
• Descrições necessárias

Definir amortização e depreciação

Informe a Data de Capitalização, a Data de Início da amortização ou depreciação e o número de Períodos. Esses campos definem quando e como os valores serão distribuídos ao longo do tempo.

Calcular os valores mensais

Com todos os campos obrigatórios preenchidos, clique em Calcular. O sistema gera automaticamente os valores nas colunas mensais a partir das informações fornecidas.

Passo 4: enviar para revisão do proprietário

O envio pode ser feito pelo uploader, pelo proprietário do projeto ou pelo administrador, direto da tela Portfólio de Projetos de Capital:

1. Localize o projeto na grade e marque a caixa de seleção correspondente.
2. Clique em Enviar para Revisão e escolha Enviar para o Proprietário/Aprovador do Projeto.

Passo 5: revisão do proprietário do projeto

Nesta etapa, o projeto é formalmente aprovado ou rejeitado em um fluxo controlado, que deixa a decisão visível e rastreável.

1. Na tela de Revisão (Proprietário do Projeto), marque a caixa de seleção do projeto que deseja avaliar.
2. Abra o menu Ação e escolha Aprovar ou Rejeitar.
3. Confirme o envio. Uma mensagem de confirmação é exibida; revise e clique em OK.

Depois de confirmado, o projeto sai da grade de revisão do proprietário e passa para a grade de Revisão (FP&A), onde aguarda a decisão final.

Passo 6: aprovação final do FP&A

Esta é a última validação antes de o projeto ser aceito no fluxo de CapEx.

1. Selecione os projetos pelas caixas de seleção.
2. No menu suspenso de FP&A, escolha Aprovar ou Rejeitar.
3. Clique em Executar para gravar o status escolhido.

Antes de concluir, o sistema abre uma janela de confirmação avisando que os projetos aprovados com regras de liquidação ativas serão capitalizados.

Capitalização e orçamento gerado

Concluído o fluxo de aprovação, o sistema capitaliza o projeto automaticamente.

• Onde ver: a coluna de capitalização aparece no Portfólio de Projetos de Capital, nos relatórios Todos e Aprovados por FP&A.
• Orçamento gerado: a capitalização cria um orçamento válido, associado a um código único. Esse código é a referência financeira do projeto aprovado e permite rastrear o orçamento que veio da capitalização. O orçamento gerado traz uma seção Informações do Projeto, que liga o valor de volta ao projeto de origem.

Acompanhar e comparar projetos

A tela de Gerenciamento de CapEx serve para consulta e análise: ela não altera os dados dos projetos.

1. No menu CapEx, selecione Visão Acompanhamento de Projetos.
2. Escolha a visualização de análise. Ela define como os dados são agrupados e comparados: totais de CapEx, valores mensais, totais de amortização e depreciação, ou comparações com o PLTF e com rodadas anteriores.

A visualização escolhida muda a organização da grade, o que facilita responder perguntas diferentes com os mesmos dados. Para acompanhar a execução das despesas ao longo do ano, veja também o guia de rolling forecast.

Gerenciar o status dos projetos

No Portfólio de Projetos de Capital, uma grade mostra todos os projetos e seus status atuais, o que permite identificar rapidamente onde cada um está. Para alterar o status de um ou vários projetos de uma vez:

1. Selecione os projetos pelas caixas de seleção da grade.
2. Escolha o novo status no menu Alterar Status.
3. Clique em Alterar.

O sistema aplica o status a todos os projetos selecionados e atualiza a grade automaticamente.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre orçamento de CapEx e de OpEx?

O OpEx cobre os gastos recorrentes da operação, lançados como despesa no período. O CapEx cobre investimentos em ativos de longo prazo, que são capitalizados e depois depreciados ou amortizados. No FMS, o CapEx é organizado por projetos e itens, com regras de liquidação próprias; o OpEx tem um guia separado.

Por que não consigo informar valores ao criar o projeto?

Porque no módulo CapEx os valores pertencem sempre aos itens do projeto. Crie o projeto, abra-o com Editar e adicione pelo menos um item com os valores.

Quem aprova um projeto de CapEx?

São duas etapas: primeiro o proprietário do projeto, depois o FP&A, que faz a validação final de acordo com o orçamento e as regras financeiras.

O que acontece quando o FP&A aprova o projeto?

Se o projeto tiver regras de liquidação ativas, ele é capitalizado automaticamente e o sistema gera um orçamento válido com um código único, rastreável até o projeto de origem.

Como o sistema calcula a depreciação ou amortização mês a mês?

A partir da data de capitalização, da data de início e do número de períodos informados nas regras de liquidação. Ao clicar em Calcular, o FMS distribui os valores nas colunas mensais.

Posso mudar o status de vários projetos de uma vez?

Sim. No Portfólio de Projetos de Capital, selecione os projetos, escolha o status em Alterar Status e clique em Alterar.

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