Presupuesto de CapEx: cómo planificar inversiones en FMS

El presupuesto de CapEx (capital expenditure, o gastos de capital) reúne las inversiones que la empresa planea hacer en activos de largo plazo: obras, equipos, sistemas, ampliaciones. A diferencia del presupuesto de OpEx, que trata los gastos recurrentes de la operación, cada partida de CapEx es un proyecto con monto, plazo, responsable y un tratamiento contable propio: entra como activo en construcción, se capitaliza y luego se deprecia o amortiza a lo largo de los años.

Esta guía explica cómo el módulo CapEx de FMS organiza ese proceso, desde el registro del proyecto hasta la capitalización, y quién hace qué en cada etapa.

Por qué las hojas de cálculo y el correo no alcanzan para el CapEx

En muchas empresas, la planificación de inversiones todavía funciona así: el equipo de FP&A pide las propuestas por correo, recibe hojas de cálculo en formatos distintos, consolida todo a mano e intenta validar los números antes del plazo. El resultado es conocido: mucho tiempo dedicado a consolidar, riesgo de errores de fórmulas y de copia, y ninguna certeza sobre cuál es la versión más reciente del archivo.

FMS nació precisamente para resolver este problema en la planificación presupuestaria, con tres ideas centrales:

1. Un cronograma estructurado para el ciclo, para que las presentaciones lleguen a tiempo.
2. Plantillas estandarizadas, que cada área completa en el mismo formato.
3. Una plataforma única de presentación y aprobación, sin depender del correo.

Así, FP&A puede acceder, analizar y consolidar todo el presupuesto en un solo lugar, con más precisión y trazabilidad. En el CapEx, esto significa gestionar, dar seguimiento y aprobar proyectos de inversión de forma organizada y transparente.

Roles en el ciclo de CapEx

El flujo de CapEx en FMS involucra tres perfiles de usuario:

Cargadores (responsables del registro)

Usuarios que ingresan y mantienen los datos de los proyectos, generalmente de los equipos operativos o administrativos.

Propietario del proyecto

Aprueba o rechaza el proyecto antes de la validación financiera final. Es la primera instancia de decisión.

FP&A / Administrador

El equipo de Planificación y Análisis Financiero revisa, aprueba o rechaza los proyectos de CapEx asociados a sus centros de costos, asegurando el cumplimiento del presupuesto, las normas financieras y las pautas de planificación.

Cómo funciona el flujo de aprobación

1. El cargador crea el proyecto, agrega los elementos con sus valores y configura las reglas de liquidación.
2. El proyecto se envía a revisión del propietario del proyecto.
3. El propietario lo aprueba o rechaza. Si lo aprueba, el proyecto pasa a la revisión de FP&A.
4. FP&A realiza la validación final, aprobando o rechazando.
5. Los proyectos aprobados con reglas de liquidación activas se capitalizan automáticamente y el sistema genera el presupuesto correspondiente.

Paso 1: crear el proyecto

Todos los proyectos de CapEx están en la pantalla Cartera de Proyectos de Capital. Allí el usuario ve los proyectos existentes y empieza a crear uno nuevo.

1. En la pantalla Cartera de Proyectos de Capital, haga clic en Agregar. Se abre el formulario de creación del proyecto.
2. Complete todos los campos obligatorios con información correcta y coherente. En esta etapa todavía no se ingresa ningún valor financiero, solo los datos básicos del proyecto.
3. Haga clic en Agregar para confirmar.

El proyecto aparece en la lista de la Cartera de Proyectos de Capital. Ya existe en el sistema, pero aún no tiene valores.

Paso 2: agregar elementos al proyecto

En el módulo CapEx, los valores financieros nunca se ingresan directamente en el proyecto: siempre pertenecen a elementos del proyecto. Por eso, todo proyecto necesita al menos un elemento para tener valor.

Abrir el proyecto para editarlo

Ubique el proyecto en la lista de la Cartera de Proyectos de Capital y haga clic en Editar. Se abre la pantalla de detalles del proyecto, con las opciones de configuración y de gestión de elementos.

Crear y guardar el elemento

1. En la pantalla de detalles, use el botón para agregar un elemento. Se abre la pantalla Editar Elemento de Proyecto.
2. Registre la información del elemento: valores, clasificaciones y referencias. Estos valores representan los montos reales de CapEx vinculados al proyecto.
3. Haga clic en Guardar.

El elemento aparece en la cuadrícula de elementos del proyecto. Un proyecto puede tener uno o varios elementos, según la estructura de la inversión, y todos los totales y cálculos financieros del proyecto se basan en ellos.

Paso 3: configurar las reglas de liquidación

Las Reglas de Liquidación definen cómo se tratan en el sistema los valores de capitalización, amortización y depreciación. Todas las acciones siguientes se realizan con el proyecto en modo de edición.

Completar la información contable

Con el proyecto abierto mediante Editar, acceda a la sección Reglas de Liquidación y complete los campos obligatorios de contabilidad y capitalización:

• Centro de Costo
• Cuenta Contable
• Elemento WBS
• Orden Interna
• Tipo de Activo (En Construcción o Activo Fijo)
• Referencia en Construcción
• Valor Total en Construcción del año anterior
• Descripciones necesarias

Definir la amortización y la depreciación

Ingrese la Fecha de Capitalización, la Fecha de Inicio de la amortización o depreciación y el número de Periodos. Estos campos definen cuándo y cómo se distribuirán los importes a lo largo del tiempo.

Calcular los valores mensuales

Con todos los campos obligatorios completos, haga clic en Calcular. El sistema genera automáticamente los valores en las columnas mensuales a partir de la información proporcionada.

Paso 4: enviar a revisión del propietario

El envío lo puede hacer el cargador, el propietario del proyecto o el administrador, directamente desde la pantalla Cartera de Proyectos de Capital:

1. Ubique el proyecto en la cuadrícula y marque su casilla de selección.
2. Haga clic en Enviar para revisión y elija Enviar al propietario/aprobador del proyecto.

Paso 5: revisión del propietario del proyecto

En esta etapa, el proyecto se aprueba o rechaza formalmente mediante un flujo controlado, que deja la decisión visible y trazable.

1. En la pantalla de Revisión (Propietario del Proyecto), marque la casilla del proyecto que desea evaluar.
2. Abra el menú Acción y elija Aprobar o Rechazar.
3. Envíe la decisión. Se muestra un mensaje de confirmación; revíselo y haga clic en Aceptar.

Una vez confirmado, el proyecto sale de la cuadrícula de revisión del propietario y pasa a la cuadrícula de Revisión (FP&A), donde espera la decisión final.

Paso 6: aprobación final de FP&A

Es la última validación antes de que el proyecto sea aceptado en el flujo de CapEx.

1. Seleccione los proyectos mediante las casillas de selección.
2. En el menú desplegable de FP&A, elija Aprobar o Rechazar.
3. Haga clic en Ejecutar para guardar el estado elegido.

Antes de concluir, el sistema abre una ventana de confirmación que advierte que los proyectos aprobados con reglas de liquidación activas serán capitalizados.

Capitalización y presupuesto generado

Una vez completado el flujo de aprobación, el sistema capitaliza el proyecto automáticamente.

• Dónde verlo: la columna de capitalización aparece en la Cartera de Proyectos de Capital, en los reportes Todos y Aprobado por FP&A.
• Presupuesto generado: la capitalización crea un presupuesto válido asociado a un código único. Ese código es la referencia financiera del proyecto aprobado y permite rastrear el presupuesto que surgió de la capitalización. El presupuesto generado incluye una sección Información del Proyecto, que vincula el monto con el proyecto de origen.

Seguimiento y comparación de proyectos

La pantalla de Gestión de CapEx sirve para consulta y análisis: no modifica los datos de los proyectos.

1. En el menú CapEx, seleccione Vista de Monitoreo del Proyecto.
2. Elija la vista de análisis. Define cómo se agrupan y comparan los datos: totales de CapEx, valores mensuales, totales de amortización y depreciación, o comparaciones con el PLTF y con rondas anteriores.

La vista elegida cambia la organización de la cuadrícula, lo que facilita responder preguntas distintas con los mismos datos. Para dar seguimiento al gasto a lo largo del año, vea también la guía de rolling forecast.

Gestionar el estado de los proyectos

En la Cartera de Proyectos de Capital, una cuadrícula muestra todos los proyectos y su estado actual, lo que permite identificar rápidamente en qué punto está cada uno. Para cambiar el estado de uno o varios proyectos a la vez:

1. Seleccione los proyectos mediante las casillas de la cuadrícula.
2. Elija el nuevo estado en el menú Cambiar estado.
3. Haga clic en Cambiar.

El sistema aplica el estado a todos los proyectos seleccionados y actualiza la cuadrícula automáticamente.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre el presupuesto de CapEx y el de OpEx?

El OpEx cubre los gastos recurrentes de la operación, registrados como gasto del periodo. El CapEx cubre inversiones en activos de largo plazo, que se capitalizan y luego se deprecian o amortizan. En FMS, el CapEx se organiza por proyectos y elementos, con reglas de liquidación propias; el OpEx tiene una guía aparte.

¿Por qué no puedo ingresar valores al crear el proyecto?

Porque en el módulo CapEx los valores siempre pertenecen a los elementos del proyecto. Cree el proyecto, ábralo con Editar y agregue al menos un elemento con los valores.

¿Quién aprueba un proyecto de CapEx?

Son dos etapas: primero el propietario del proyecto y después FP&A, que realiza la validación final según el presupuesto y las normas financieras.

¿Qué pasa cuando FP&A aprueba el proyecto?

Si el proyecto tiene reglas de liquidación activas, se capitaliza automáticamente y el sistema genera un presupuesto válido con un código único, rastreable hasta el proyecto de origen.

¿Cómo calcula el sistema la depreciación o amortización mes a mes?

A partir de la fecha de capitalización, la fecha de inicio y el número de periodos informados en las reglas de liquidación. Al hacer clic en Calcular, FMS distribuye los valores en las columnas mensuales.

¿Puedo cambiar el estado de varios proyectos a la vez?

Sí. En la Cartera de Proyectos de Capital, seleccione los proyectos, elija el estado en Cambiar estado y haga clic en Cambiar.

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