Análise de cenários: em quantos dias seu time responde?

Quando a diretoria pede uma análise de cenário diferente do orçado, uma resposta que aparece em muitos times competentes é "preciso de alguns dias". Não é necessariamente falta de capacidade. Pode ser um sinal de como o processo foi desenhado.

O tempo de resposta mede o processo, não o analista

Responder um "e se?" exige quatro coisas: saber quais premissas mudam, recalcular o modelo, conferir se o resultado fecha com a base e comparar com o cenário aprovado. Quando cada uma dessas etapas depende de reunir dados à mão, o tempo vai para dias. O analista sabe fazer. O processo é que não foi pensado para ser repetido.

Onde os dias vão

Para refazer um cenário, o time costuma gastar tempo em quatro lugares. Primeiro, achar a versão certa do modelo, entre as que existem. Segundo, lembrar quais premissas afetam o resultado e como elas se conectam. Terceiro, recalcular. Quarto, conferir se nada quebrou no caminho e se o número conversa com o cenário aprovado.

Dessas quatro etapas, o recálculo é apenas uma parte do trabalho analítico. O tempo também é consumido pela busca de arquivos, pela reconstrução das premissas e pela conferência dos resultados. Reduzir o tempo de resposta quase nunca significa calcular mais rápido. Significa precisar procurar menos.

Planilha como aliada, não como centro

A planilha é uma ótima ferramenta para uma análise pontual, uma simulação rápida ou uma conta de apoio. O que ela sustenta mal é ser o centro do processo de cenários. Quando é, cada cenário vira um arquivo novo, a versão certa passa a ser uma dúvida e a comparação entre cenários depende de abrir dois arquivos lado a lado. O limite não está no profissional. Está em pedir a uma ferramenta de apoio que carregue o processo inteiro.

Análise recorrente, com várias áreas envolvidas, pede uma base única e uma ferramenta feita para isso. A planilha entra ao lado, para o que é pontual.

O que precisa existir antes da ferramenta

Três coisas tornam o cenário uma variação de uma base, e não uma cópia dela. A primeira é um catálogo de premissas, com o valor de cada uma, de quando é e de quem responde por ela. A segunda é a ligação entre cada premissa e o resultado, para que mudar uma premissa mostre quais linhas se movem. A terceira são versões nomeadas, em que cada cenário guarda o que o diferencia do cenário aprovado.

Sem isso, até uma ferramenta adequada pode deixar de entregar todo o ganho de velocidade esperado, porque parte do tempo continua sendo consumida por dúvidas que a estrutura deveria ter resolvido antes. Com isso, até um processo simples já responde mais rápido. É a mesma ideia do artigo sobre premissas do orçamento: a estrutura vem antes da tecnologia.

Um teste simples

Peça ao time uma pergunta que a diretoria poderia fazer amanhã, por exemplo: e se a receita cair 5% e o custo fixo não mudar? Cronometre. Observe onde o tempo foi: procurando a versão, entendendo o que muda, recalculando ou conferindo. Defina uma meta de resposta compatível com a complexidade do cenário. Se uma alteração relativamente simples leva mais de um dia, vale investigar se o gargalo está na estrutura, na disponibilidade dos dados ou no próprio cálculo.

O FMS, da Praeskius, foi desenhado para o ciclo de orçamento e forecast. A decisão sobre quais cenários importam para a diretoria, no entanto, continua sendo do time.

Referências

Observação direta de conversas com times de finanças de empresas clientes e prospects.