Planilha no FP&A: auxiliar da análise, não o processo

Em muitos times de finanças, existe um arquivo que funciona. Ele fecha o mês, sustenta o orçamento, responde às perguntas da diretoria. E existe uma pessoa que sabe exatamente como ele funciona. Enquanto ela está lá, tudo roda. O risco aparece quando a pergunta muda de "o arquivo funciona?" para "o processo funciona sem essa pessoa?".

Onde a planilha ajuda, e onde ela passa do limite

Vale começar pelo que ela entrega. A planilha é flexível, todo mundo sabe usar e permite montar um modelo novo em uma tarde. Para uma análise pontual, uma simulação de cenário, uma conferência de número ou o teste de uma ideia, continua sendo a melhor aliada do analista.

O limite aparece quando ela deixa de ajudar o processo e passa a ser o processo, ou seja, quando é nela que o orçamento, a consolidação e o fechamento acontecem. Ela foi pensada para análise individual, e é nessa função que é difícil de superar. Sustentar um processo coletivo, com várias áreas, versões e prazos, é outra função.

Duas cenas que ouvimos em conversas recentes com times de finanças

Em uma indústria que trabalha sob projeto, a profissional que cuida do planejamento nos descreveu o risco com uma pergunta simples: se eu me ausentar, alguém consegue continuar o trabalho? A resposta honesta era que não. Cada vez que a diretoria pedia uma visão diferente, era preciso montar fórmulas novas e remodelar o arquivo no mês seguinte. O conhecimento de como o arquivo funcionava morava na cabeça de quem o fazia.

Em um grupo educacional, o orçamento roda a partir de um modelo que o coordenador envia a cada diretoria. Quando muita gente trabalha ao mesmo tempo em um volume grande de dados, o arquivo fica lento, o retrabalho de consolidar e redistribuir cresce, e basta alguém alterar uma fórmula sem querer para a análise sair errada. A consolidação depois depende de uma pessoa conferir tudo.

As duas cenas têm em comum que ninguém está fazendo nada errado. São profissionais competentes, usando uma ferramenta que sempre funcionou, em um processo que cresceu além do que ela foi desenhada para sustentar.

Onde está o risco, de fato

O risco tem três lados. O primeiro é a dependência de pessoa: o conhecimento de como o número é calculado vive em quem montou o arquivo, e não em uma regra que outra pessoa possa ler. O segundo é a fragilidade do próprio arquivo: uma fórmula alterada, uma macro que para de funcionar, uma célula sobrescrita, e o resultado muda sem que ninguém perceba na hora. O terceiro é o custo de mudar: cada nova visão que a diretoria pede exige reconstruir parte do trabalho, o que faz o time dizer menos "sim" a perguntas novas.

Esses três riscos crescem juntos com o tamanho da empresa. Quanto mais áreas, mais prazos e mais perguntas, maior o peso que o arquivo carrega.

Separar os papéis

A saída não é abandonar a planilha, e sim separar o que cada coisa faz. O processo, que é o orçamento, a consolidação e o fechamento, vive em uma ferramenta, com quatro peças. Uma versão única do número, que vive em um lugar só. Um dono para cada número, que não é a única pessoa que sabe mexer. Uma regra de cálculo escrita, que outra pessoa consiga ler e aplicar. E um fluxo de atualização com data e ordem definidas, com registro de quem alterou o quê e quando.

A planilha fica ao redor, consultando essa base e servindo à análise pontual. Com isso, a pergunta "se essa pessoa se ausentar, o trabalho continua?" passa a ter resposta afirmativa, e o time ganha tempo para analisar em vez de reconstruir.

Um teste simples

Escolha o número mais importante do seu fechamento e responda três perguntas. Se a pessoa que o calcula tirar uma semana de férias sem avisar, outra pessoa consegue calculá-lo? Onde está escrita a regra de cálculo? E se a diretoria pedir uma visão diferente amanhã, quantos dias o time leva para entregá-la? Se as respostas forem "não", "na cabeça de alguém" e "vários", é aí que o processo precisa sair do arquivo e ganhar uma ferramenta.

Plataformas de planejamento como o FMS, da Praeskius, existem para dar ao processo um lugar único, com histórico, permissões e versões controladas. A decisão sobre dono e regra, porém, continua sendo do time.

Referências

Este texto parte de observação direta de conversas com times de finanças de empresas clientes e prospects, sem uso de dado ou pesquisa externa.