Orçamento de folha de pagamento: cenários e rescisões

Quando alguém pergunta qual é o orçamento de folha da empresa para o próximo ano, a resposta honesta quase nunca é um número. É um conjunto de cenários. Quem está na folha hoje, quem deve entrar, quem deve sair, qual reajuste cada sindicato vai fechar e em que data. Cada uma dessas perguntas muda o resultado, e elas se combinam.

A folha responde a três perguntas

A primeira é quem está. A base é a folha atual, por matrícula, considerando salários, adicionais, encargos e os demais componentes de custo incluídos no orçamento. A segunda é quem entra: as vagas previstas no plano de contratação. A terceira é quem sai: as rescisões esperadas, por rotatividade ou por decisão da empresa. Um orçamento que trata só da primeira pergunta entrega uma foto, não uma projeção.

Quem está: regras que mudam por sindicato

A data-base é o momento anual em que empregadores e sindicatos negociam reajuste salarial e outras condições de trabalho, e o resultado se formaliza na convenção coletiva. Uma empresa com várias categorias profissionais pode ter mais de uma convenção, cada uma com data-base e regras próprias. O reajuste de uma categoria não é o de outra, e o mês em que ele entra muda o custo do ano.

Por isso, o orçamento deve considerar diferentes hipóteses de reajuste, incluindo uma projeção central e variações para cima e para baixo. Também precisa considerar o momento em que o reajuste entra em vigor, inclusive quando a negociação se estende para além da data-base. Cada um recalcula a folha da categoria inteira, e o efeito aparece em encargos, férias e 13º.

Quem entra: vaga prevista não é vaga ocupada

As vagas previstas costumam entrar no orçamento como se fossem preenchidas no primeiro dia do ano. Na prática, o custo depende da data de entrada, e uma contratação em abril custa menos do ano do que uma em janeiro. Há ainda a diferença entre a vaga que existe no plano e a que de fato é aprovada, e entre o tempo de fechar uma vaga e o planejado. Um cenário prudente trata a data de entrada e a probabilidade de preenchimento como premissas, não como fatos.

Quem sai: a rescisão tem custo e tem regra

As saídas são o item que mais costuma ficar de fora. Uma rescisão sem justa causa pode envolver saldo de salário, aviso-prévio proporcional ao tempo de serviço, férias vencidas e proporcionais acrescidas do terço constitucional, 13º proporcional e multa rescisória do FGTS, conforme as regras aplicáveis. O custo varia de acordo com o tempo de casa, a remuneração e o momento do desligamento.

Para projetar, o ponto de partida é a rotatividade histórica por área e uma hipótese para cada cenário: o normal, o de redução de quadro e o de substituição. O custo médio de uma saída pode ser estimado por perfil, e refinado quando o dado por matrícula está disponível.

Os cenários se combinam

A parte difícil é a combinação. Um cenário base, um otimista e um restritivo cruzam reajuste, contratação e rescisão, e cada um precisa ser recalculado quando uma premissa muda. Se a data-base for adiada, se uma vaga for congelada ou se uma área reduzir o quadro, a folha inteira precisa ser recalculada, e a comparação com o cenário anterior precisa estar disponível. O mesmo resultado alimenta as provisões de férias e de 13º, que dependem do que a folha projeta.

Onde o processo costuma travar

O dado vive em lugares diferentes. O RH conhece as matrículas, as datas-base e a programação de férias. O sistema de ponto concentra os registros de jornada, enquanto o orçamento reúne as premissas de contratação. Quando cada cenário exige reunir tudo à mão, o time acaba rodando poucos cenários, e a diretoria recebe uma resposta única quando precisaria de uma faixa.

Um teste simples

Escolha uma pergunta da diretoria, por exemplo: quanto custaria a folha do próximo ano se o reajuste de uma categoria fosse um ponto acima do previsto e três vagas fossem congeladas? Quantos dias o time leva para responder, e quem precisa ser consultado? Se a resposta depende de reunir dados de áreas diferentes, a folha ainda não tem processo de cenários.

A Praeskius trabalha com um módulo de projeção de folha no FMS, que lida com matrícula, eventos, férias, rescisão e abertura de vagas, para orçamento e para operação. A decisão sobre premissas e cenários, porém, continua sendo do time.

Referências

Solides. Data-base: guia prático do que é, conceitos e como funciona. https://solides.com.br/blog/data-base/

IOB Notícias. Verbas rescisórias: veja diferentes tipos e o que entra no cálculo. https://noticias.iob.com.br/verbas-rescisorias/

Observação direta de conversas com times de finanças de empresas clientes e prospects.