Ciclo de orçamento: quanto do tempo vai em conferir versões

Em boa parte das empresas, o ciclo do orçamento começa com um prazo. A controladoria abre o modelo para os gestores, cada um preenche o seu, o prazo fecha, o acesso é cancelado e a consolidação começa. O que acontece depois costuma consumir uma parte importante do ciclo, e raramente é análise.

Um ciclo que cabe em uma frase, e leva semanas

Em uma empresa de dez áreas, no primeiro ciclo orçamentário, o processo nos foi descrito assim: uma planilha para cada gestor, e um gestor não vê o que o outro está preenchendo. O prazo é definido, os gestores preenchem, o prazo fecha e o acesso é cancelado. Funciona, e é o tipo de processo que muitos times de finanças conhecem bem.

O que vem depois também é conhecido. A controladoria ajusta o que veio, consolida o número e envia para a diretoria. A diretoria aprova ou pede mudança, o arquivo volta, os gestores ajustam, a controladoria consolida de novo. Cada volta gera uma versão, e várias versões circulam ao mesmo tempo, em e-mails e pastas diferentes.

Onde o tempo realmente vai

Quando o ciclo é medido, a maior parte do tempo quase nunca está na análise. Está em quatro atividades: coletar o que cada área preencheu, conferir se cada arquivo segue o modelo, consolidar tudo em um número e confirmar qual das versões em circulação é a mais recente. Em um dos casos que acompanhamos, o intervalo entre os gestores enviarem as informações e a planilha estar fechada chegava a quinze dias.

Isso tem um custo que não aparece no cronograma. O time passa o ciclo reunindo e conferindo, e chega à análise com pouco tempo. A pergunta que a diretoria mais valoriza, o que esse número significa e o que fazer com ele, fica para o fim, quando já não há mais prazo.

Por que isso acontece

Não é falta de disciplina de quem preenche nem de quem consolida. É a consequência de usar uma ferramenta pensada para análise individual como o lugar onde um processo coletivo acontece. A planilha não controla quem alterou o quê, não mostra o que cada área já preencheu enquanto o prazo está aberto, e não garante que a versão que está sendo discutida é a última.

Por isso a conferência vira trabalho manual, e a pergunta "qual é a versão certa?" aparece em toda reunião do ciclo.

O que muda quando o processo vive em uma ferramenta

Quando o orçamento é feito em uma ferramenta feita para isso, quatro coisas mudam. Todos preenchem na mesma base, e a controladoria acompanha em tempo real o que já foi enviado. Cada alteração fica registrada, com quem fez e quando. Existe uma única versão em andamento, e as anteriores ficam guardadas como histórico. E a consolidação deixa de ser uma etapa à parte, porque o número já nasce consolidado.

A planilha continua tendo seu papel, que é a análise pontual e a simulação. O que deixa de existir é a necessidade de conferir a planilha contra a planilha.

Um teste simples

Pegue o último ciclo de orçamento e conte quantos dias foram de coleta e conferência, e quantos foram de análise. Se a primeira conta é maior, é nesse trecho que o ciclo pode ser encurtado. Pergunte também: quando a diretoria pediu uma alteração, alguém precisou perguntar qual era a versão mais recente?

Plataformas de planejamento como o FMS, da Praeskius, existem para dar ao ciclo uma base única, com histórico, permissões e versões controladas. A decisão sobre prazos, donos e regras, porém, continua sendo do time.

Referências

Este texto parte de observação direta de conversas com times de finanças de empresas clientes e prospects, sem uso de dado ou pesquisa externa.